a. Se actioneaza butonul “Rapoarte” din meniul din partea stanga sus a paginii.

b. Sunt afisate statistici despre utilizatori, furnizori, facturi, serii. Sunt de asemenea cele mai recente facturi si cei mai recenti clienti.

2. Situatie financiara:

a. Se actioneaza butonul “Rapoarte” din meniul din partea stanga sus a paginii.

b. Se actioneaza butonul “ Situatie financiara” din meniul de sus.

c. Sunt afisate statistici despre platile facturilor si despre emiterea chitantelor.

3. Situatie clienti:

a. Se actioneaza butonul “Rapoarte” din meniul din partea stanga sus a paginii.

b. Se actioneaza butonul “ Situatie clienti” din meniul de sus.

c. Sunt afisate statistici despre platile clientilor si sumele de incasat.

d. La click pe un client, se afiseaza facturile scadente ale respectivului.

4. Centralizator facturi:

a. Se actioneaza butonul “Rapoarte” din meniul din partea stanga sus a paginii.

b. Se actioneaza butonul “ Centralizator facturi” din meniul de sus.

c. Este afisat un tabel pe ultimele 12 luni ale clientilor, care arata numarul total de facturi emise respectivului, si situatia lor. Daca fundalul este rosu, exista facturi scadente expirate, daca este albastru are facturi scadente, daca este verde toate facturile au fost platite.

d. La click pe o anumita luna, se afiseaza facturile din luna respectiva a clientului.

a. Se face click pe optiunea “Furnizori” din meniul din partea stanga.

b. Se alege optiunea “Adauga furnizor” din meniul de sus.

c. Se completeaza datele necesare adaugarii.

d. Pentru usurarea completarii datelor, se poate completa codul CUI si apoi actiona butonul “Cauta” din dreptul CUI-ului. Astfel datele vor fi cautate automat in situl mfinante.ro, si vor aparea intr-un chenar sub campurile companiei. Facand click pe date, se vor precompleta datele formularului.

e. De asemenea, cautarea codului postal este automatizata. Dupa completarea orasului, strazii si a judetului, se poate actiona butonul “Cauta” din dreptul codului postal, returnand strazile care corespund datelor trecute, intr-un chenar sub campurile adresei. Facand click pe strada corecta, se completeaza codul postal automat.

f. Prin bifarea optiunii “Arata toate campurile” care se afla in partea de sus a paginii, sunt afisate si campurile care nu sunt necesare. Acestea ajuta in automatizarea datelor necesare facturii.

g. Daca adresa postala nu este aceeasi cu adresa furnizorului, dupa bifarea optiunii de mai sus, se va alege la “Adresa postala de corespondenta” optiunea “Diferita” si astfel se pot completa datele postale pentru corespondenta. Acestea vor aparea pe plicuri si pe restul documentelor care necesita adresa postala.

h. La adaugarea unui furnizor, datele sunt precompletate cu cele ale primului furnizor adaugat, pentru usurarea adaugarii. Deobicei se folosesc mai multi furnizori, pentru a avea specificate conturi, banci sau valute diferite pentru conturi.

i. Ca furnizor, se poate adauga o sigla care va fi afisata pe facturile viitoare. Pentru aceasta, apasati butonul “Browse” din dreptul campului “Sigla”, si alegerea ei de pe hard-disk.

j. Odata cu actionarea butonului “Salveaza”, datele furnizorului sunt salvate.

2. Editarea de furnizor:

a. Se face click pe optiunea “Furnizori” din meniul din partea stanga.

b. Se alege furnizorul dorit spre editare din lista de furnizori, si se face click pe el, intrand in sectiunea de detalii.

c. Se apasa pe butonul “Editeaza” din meniul de sus.

d. Se fac modificarile dorite si se apasa butonul “Salveaza” din josul paginii.

3. Stergerea de furnizori:

a. Se face click pe optiunea “Furnizori” din meniul din partea stanga.

b. Se bifeaza furnizorii care se doresc spre stergere.

c. Se apasa butonul “Stergere” de jos.

a. Se actioneaza butonul “Facturi / Chitante / Avize” din meniul din partea stanga sus a paginii.

b. Din meniul de sus se face click pe butonul “Adauga factura” si se deschide pagina pentru adaugare de facturi.

c. In partea de sus, sunt doua chenare , unul pentru furnizor, care este preselectat, si unul pentru client. De aici se pot creea furnizori/clienti noi, sau alege unul dintre cei vechi. Cum nu avem nici un client definit, in partea stanga se alege tipul clientului [PF – persoana fizica sau PJ – persoana juridica], si se completeaza datele necesare.

d. Se alege seria dorita pentru factura, in cazul nostru seria mai inainte definita, data facturii. Numarul facturii este calculat automat.

e. Se completeaza detaliile facturii. Pentru adaugarea de produs nou, se apasa butonul “Adauga linie”.

f. Pentru stergerea unui produs din lista de produse, se face click pe bulina rosie din dreptul produsului.

g. Se completeaza data scadenta a facturii dupa care se face click pe “Salveaza”, si sunteti redirectionat spre detaliile facturii.

Observatii:

a. Pagina mai prezinta si posibilitatea de a completa datele de expeditie.

b. Prin bifarea optiunii de afisare a datelor care nu sunt necesare, apare posibilitatea de adaugare de note pentru factura, sau de generare a chitantei din factura curenta.

c. Daca furnizorul este platitor de TVA, mai apare un camp cand sunt vizualizate toate datele facturii, care seteaza tipul acesteia. Aceasta poate fi: “Factura cu TVA”, “Factura cu taxare inversa”, “Factura scutita de TVA cu drept de deducere” sau “Factura scutita de TVA fara drept de deducere”.

d. Pentru generarea de chitanta, este necesara doar trecerea seriei chitantei, totalul fiind trecut automat dar cu posibilitate de editare.

e. Conversia dintr-un curs valutar in altul se face automat, conform cursului din ziua respectiva.

f. La scadent se trece numarul de zile, data scadenta fiind calculata automat pentru urmatoarele facturi.

2. Editarea de facturi:

a. Se actioneaza butonul “Facturi / Chitante / Avize” din meniul din partea stanga sus a paginii.

b. Se face click pe factura dorita, intrand in detaliile acesteia.

c. Se face click pe editeaza, in meniul de sus.

d. Se editeaza datele dorite.

e. Se face click pe butonul “Salveaza” si sunteti redirectionat la detalii.

3. Adaugarea de avize:

Este identica cu adaugarea de facturi.

4. Adaugarea de chitante:

Este asemanatoare cu editarea de facturi, atat ca nu sunt prezente toate campurile. Este necesara completarea totalului chitantei, si a notei chitantei.

5. Tiparirea de facturi/chitante/avize:

a. Se apasa in detalii pe butonul “Tipareste” aflat in meniul de sus a paginii, si apare un bloc cu optiuni.

b. Se selecteaza template-ul (modelul) dorit pentru factura, si formatul acesteia (.pdf).

c. Optional, factura se poate trimite pe e-mail, bifand optiunea “Trimite prin email” si completand campul “Email”

d. Se actioneaza butonul “Tipareste” si factura este afisata sau trimisa.

6. Duplicarea:

a. Se apasa in detalii pe butonul “Duplica” aflat in meniul de sus la detalii, si apare un bloc cu optiuni.

b. Se selecteaza seria in care se doreste duplicarea. Exista posibilitate de stornare.

c. Se actioneaza butonul “Duplica” si factura este afisata spre duplicare, dar nu este duplicata pana la actionarea butonului “Salveaza”.

7. Anularea:

O factura poate fi anulata actionand butonul “Anuleaza” care se afla in meniul de sus la detalii.

8. Reactivarea:

O factura anulata poate fi reactivata actionand butonul “Reactiveaza” care se afla in meniul de sus la detalii.

9. Plata unei facturi:

Pentru marcarea unei facturi ca fiind platita, se face click pe numarul zilelor scadente in lista, si se alege data platii. In loc de un numar, in coloana scadenta va aparea o bifa verde.

10. Vizualizarea detaliilor unei facturi din lista:

Pentru a usura lucrul cu facturi, se pot observa produsele facturii in lista de facturi, facand click pe simbolul in forma de lupa din dreptul facturii. Va aparea o fereastra cu datele acesteia. Pentru inchidere se face click pe respectiva fereastra.

11. Tiparirea multipla:

a. Daca se doreste o tiparire multipla, se selecteaza facturile/chitantele dorite inspre imprimare, si se face click pe butonul “Tipareste” aflat in josul listei, aparand o fereastra cu optiuni.

b. Optiunea “Facturi, chitante, avize” tipareste fiecare factura cu template-ul implicit. Se mai pot alege inspre tiparire: “Borderou”, “Plic DL”, “Confirmare de primire”, “Ordin de plata” si “Cerere de depunere”

12. Duplicare multipla:

a. Daca se doreste o duplicare multipla, se selecteaza facturile/chitantele dorite inspre duplicare.

b. Se alege seria dorita, si se face click pe “Duplica”

Observatii:

a. Conversia dintr-un curs valutar in altul se face automat.

b. Conversia din chitante in facturi este imposibila.

c. Documentele pot fi filtrate dupa tipul, data, statutul de achitat/anulat a actelor, numele, CUI/CNP-ul sau orasul clientului,

a. La adaugare, furnizorul poate sa fie atat persoana fizica cat si juridica. Se alege acest lucru in optiunea de adaugare, in partea de sus. Campurile necesare apar, iar cele in plus dispar. La adaugarea de PF, este obligatoriu de completat CNP-ul.

b. La clienti, nu exista posibilitatea de adaugare de sigla.

c. Se mai pot adauga facturi direct din meniul din partea stanga. Se alege clientul dorit si se apasa pe butonul “Adauga factura”.

Mentiuni furnizori si clienti:

Atat furnizorii cat si clientii pot fi adaugati direct prin accesarea butonului Facturi/Avize/Chitante.

Fiecare identitate poate fi personalizata in functie de factura, si modificarile raman active doar in factura respectiva.

Ca si client, se pot adauga facturi sau chitante direct din lista de clienti. Stand putin cu mouse-ul pe sageata albastra din dreptul fiecaruia, va aparea un scurt meniu cu aceste optiuni.

1. Inregistrarea pe site:
a. Pentru inregistrare, dupa accesarea sitului www.webinvoice.ro se face click pe butonul “Creeaza un cont nou” aflat in meniul din partea stanga a paginii.
b. Se deschide un formular, unde trebuie completate macar campurile necesare (cele marcate cu “*”). Username reprezinta numele de utilizator de pe site, si nu are absolut nici o legatura cu viitoarele date ale furnizorilor sau clientilor. Parola reprezinta o combinatie de litere sau litere si cifre pe care doar dumneavoastra o stiti, necesara accesarii contului. Atentie, aceasta parola trebuie tiparita in doua locuri, identic, pentru a nu se gresi din neatentie. E-mailul recomandat spre completare este un e-mail pe care il folositi des, pentru a putea fi contactat usor.
Intrebarea secreta si raspunsul secret se folosesc daca cumva ati uitat parola, si aceasta trebuie recuperata. E important sa va aduceti aminte cuvantul care-l treceti la “Raspuns”.
Parola va fi trimisa si pe e-mailul pe care il completati.
c. Odata cu apasarea butonului “Inregistreaza-te” contul este creat si va puteti loga pe site, completand campurile de Username si Parola din meniul stang al paginii, urmat de actionarea butonului “Login”.

2. Introducere date firma
La prima logare, veti fi intampinat de un modul de inceput. Acesta va ajuta sa va definiti primul furnizor si o serie sau mai multe de documente. Ulterior se pot adauga oricati furnizori, si oricate serii.

a. Trebuie completate datele necesare emiterii de facturi (marcate cu “*”) ale firmei furnizoare. Aceasta operatiune se poate simplifica prin introducerea CUI-ului in campul respectiv si apasarea butonului “Cauta”. Astfel, daca nu intervin probleme de conexiune cu situl mfinante.ro, datele firmei vor fi completate automat intr-un camp sub conturul gri. Printr-un singur click pe aceste date, se completeaza campurile necesare, mai putin “Oras” si “Capital social”, care va trebui sa le introduceti manual.
b. De asemenea, pentru a crea o factura, este necesara adaugarea unei serii de documente pentru aceasta. Se completeaza tabelul din partea de jos a paginii, cu o scurta descriere, seria, numarul de inceput si numarul de sfarsit. Trebuie aleasa valuta seriei, si tipul. Se observa ca se pot creea si avize sau chitante.
c. Odata cu apasarea butonului “Salveaza”, sunteti gata pentru adaugarea unei facturi.

3. Adaugarea facturii:
a. Se actioneaza butonul “Facturi / Chitante / Avize” din meniul din partea stanga sus a paginii.
b. Din meniul de sus se face click pe butonul “Adauga factura” si se deschide pagina pentru adaugare de facturi.
c. In partea de sus, sunt doua chenare, unul pentru furnizor, care este preselectat, si unul pentru client. De aici se pot creea furnizori/clienti noi, sau alege unul dintre cei vechi. Cum nu avem nici un client definit, in partea stanga se alege tipul clientului [PF – persoana fizica sau PJ – persoana juridica], si se completeaza datele necesare.
d. Se alege seria dorita pentru factura, in cazul nostru seria mai inainte definita, data facturii. Numarul facturii este calculat automat.
e. Se completeaza detaliile facturii. Pentru adaugarea unui produs nou, se apasa butonul “Adauga linie”.
f. Pentru a sterge un produs din lista, apasati pe bulina rosie din dreptul liniei.
g. Se completeaza data scadenta a facturii dupa care se face click pe “Salveaza”, si sunteti redirectionat spre detaliile facturii.

4. Tiparirea facturii:
a. Se apasa butonul “Tipareste” aflat in meniul de sus, si apare un bloc cu optiuni.
b. Se selecteaza template-ul (modelul) dorit pentru factura, si formatul (de ex. PDF) in care se doreste.
c. Optional, factura se poate trimite pe e-mail, bifand optiunea “Trimite prin email” si completand campul “Email”
d. Se actioneaza butonul “Tipareste” si factura este afisata sau trimisa.

2. Editarea de serii:
a. Se face click pe optiunea “Serii documente” din meniul din partea stanga.
b. Se alege din lista seria care se doreste sa fie editata, si facand click pe ea se intra in detaliile ei.
c. Aici se alege optiunea “Editeaza” din meniul de sus.
d. Se editeaza seria si se apasa butonul “Salveaza”

3. Stergerea de serii:
a. Se face click pe optiunea “Serii documente” din meniul din partea stanga.
b. Se bifeaza seriile care se doresc spre stergere.
c. Se apasa butonul “Sterge”

4. Tiparirea deciziei interne:
a. Se face click pe optiunea “Serii documente” din meniul din partea stanga.
b. Se bifeaza seriile care se doresc sa existe in decizie.
c. Se apasa butonul “Tipareste”, se alege furnizorul si se face click pe “Tipareste”.